Los sistemas de información de denuncias internas en las empresas
Los buzones internos de denuncias tienen por objeto que los trabajadores puedan poner en conocimiento de la empresa la existencia de conductas contrarias a la legislación o a las políticas corporativas, evitando posibles represalias.
En este sistema se busca que se ponga en conocimiento de la empresa la comisión, en su seno o en la actuación de terceros que contratasen con ella, de actos o conductas que pudieran resultar contrarios a la normativa que le fuera aplicable.
¿Cómo se gestionan estos buzones?
La gestión puede hacerse por la propia empresa. Pero, para garantizar todos los derechos a los denunciantes se aconseja que se contrate a través de un servicio externo.
La denuncia puede realizarse vía on line, telefónica o incluso, presencial, aunque este último es el sistema menos adecuado.
¿Dónde lo ha regulado la ley española?
En la Ley de Igualdad Efectiva de Mujeres y Hombres de 2007 se recoge la obligación empresarial de establecer mecanismos específicos para la prevención del acoso sexual y por razón de sexo, en especial proporcionado algún instrumento que encauce las denuncias o reclamaciones en la materia, es decir, se puede poner en marcha un buzón de denuncias.
Ahora desde diciembre de 2018 la nueva Ley Orgánica de Protección de Datos regula expresamente estos sistemas de información de denuncias internas.
¿Quién accede a los datos recogidos en el buzón?
La primera condición para su funcionamiento es informar acerca de su existencia a empleados y terceros con el fin de que lo utilicen, pero también para que conozcan que pueden ser denunciados a través de este medio.
Además, el acceso a los datos contenidos en estos sistemas queda limitado exclusivamente a quienes desarrollen las funciones de control interno y de cumplimiento, o a los encargados del tratamiento de los datos.
Pero también se permite acceder a ellos a quienes tengan que adoptar las medidas disciplinarias (por ejemplo, el departamento de Recursos Humanos) o quien trámite los procedimientos judiciales que se desarrollen (por ejemplo, el abogado que los dirija).
Se obliga a notificar a la autoridad competente los hechos que sean constitutivos de un ilícito penal o administrativo.
La garantía de la confidencialidad
Se deben aplican medidas para preservar la identidad de las personas involucradas en la denuncia y para garantizar la confidencialidad sobre sus datos.
Es importante tener un especial cuidado cuando las denuncias no son anónimas, esto es, es preciso proteger al denunciante.
¿Hasta cuándo se conservan los datos sobre la denuncia?
Los datos del denunciante, empleados y terceros involucrados deberán conservarse en el sistema de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados.
En todo caso, transcurridos tres meses desde la denuncia se procederá a la supresión de los datos. Solo se conservarán los precisos para dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica o de forma anónima las denuncias que no hayan sido cursadas.
Fuera del propio sistema de denuncias, pueden conservarse los datos con el fin de continuar con la investigación de los hechos denunciados por cualquier de las partes involucradas en dicha investigación.
